Vale a pena fechar seu estabelecimento para realização de reuniões e eventos?

O fim de ano está chegando e, com ele, o aumento da procura de estabelecimentos para a realização de reuniões e eventos comemorativos. Essa pode ser uma excelente oportunidade para movimentar o espaço em dias de menor procura e, inclusive, incentivar o consumo de vinhos.

Mas como se preparar para esse tipo de abordagem? Será que realmente vale a pena fechar o restaurante por uma tarde ou noite para receber esse público?

Vale a pena?

Ao mesmo tempo em que dedicar o espaço do estabelecimento para eventos fechados pode ser uma excelente estratégia para não deixar o lugar vazio, é preciso tomar muito cuidado para não acabar perdendo faturamento ou decepcionando os clientes habituais.

Fechar o estabelecimento para um evento, principalmente em dias de movimento (como sexta-feira e sábado), é ruim porque o cliente fiel se decepciona por não poder ser atendido. Então, a remuneração precisaria valer muito a pena, para compensar o fechamento do restaurante“, diz Daniel Dutra de Carvalho, restaurateur do Le Bou Bistrô.

É preciso, então, selecionar as datas para esse tipo de evento com cautela. Dedique os dias em que o movimento é menor e, de preferência, apenas um dos períodos de funcionamento.

Uma excelente alternativa para conseguir conciliar tanto as reuniões fechadas quanto a clientela normal, é dedicar uma área do estabelecimento apenas aos eventos.

Na Mercearia do Conde, assim como em outros diversos estabelecimentos, essa foi a opção que mais se adequou às duas necessidades. “Aqui na Mercearia temos uma saleta anexa ao salão principal, que também conta com uma entrada exclusiva, onde realizamos eventos sociais e corporativos. Assim, podemos atender simultaneamente nossos clientes e convidados dos eventos. O espaço pode ser adaptado e decorado de acordo com a ocasião“, conta Maddalena Stasi, restauratrice do estabelecimento.

Como incentivar o consumo de vinhos para reuniões

Antes de tudo, é importante definir se haverá um espaço dedicado às reuniões e eventos ou se o estabelecimento como um todo será fechado para essa finalidade.

No primeiro caso, vale a pena investir em uma entrada separada e em um ambiente diferenciado. Além disso, a estrutura do local deve ser pensada a atender os mais variados tipos de eventos, que vão desde aniversários, cerimônias até workshops.

Para oferecer esse tipo de serviço, é necessário ter um menu fechado, específico e diferenciado para eventos, com orçamento, e um local adequado para receber as pessoas, com infraestrutura como microfone, som e telão, que são necessários tanto em festas como em reuniões, por exemplo“, recomenda Daniel.

Mesmo com esse espaço dedicado, também é fundamental pensar em maneiras de uma atividade não interferir na outra. Ou seja, as pessoas que reservaram o espaço para o evento fechado, não devem se sentir “invadidas” pelos clientes habituais. Ao mesmo tempo, os clientes precisam estar à vontade para desfrutarem de suas refeições.

Outro ponto muito importante aqui é a divulgação do serviço. Afinal, as pessoas precisam saber que o estabelecimento também oferece essa opção e entender os diferenciais em celebrar uma ocasião ou realizar uma reunião em um local diferente. Daniel, restaurateur do Le Bou Bistrô, recomenda a divulgação ativa nas mídias sociais.

Essa ainda é uma excelente oportunidade para elaborar uma carta de vinhos para reuniões e os demais eventos. Pode ser criado um clima descontraído para que as pessoas se sintam à vontade em consumir a bebida entre amigos ou colegas de trabalhos.

Como cobrar por essa opção?

A grande questão que fica, provavelmente, está relacionada a forma de cobrança por esse tipo de vinhos para reuniões e demais itens do menu. Para ajudá-lo nessa questão, nada melhor do que quem já atua com essa abordagem dando dicas:

Para calcular os preços, nós temos as fichas técnicas dos pratos. Pelo número de pessoas, podemos saber o valor individualizado e também podemos calcular descontos se o número de pessoas for grande. Como o pagamento é antecipado e a reserva garantida com número de pessoas, facilita para trabalhar com descontos no menu“, conta Daniel.

A recomendação é criar um cardápio compatível com os preços praticados na casa, mas levando em conta, também, os extras da equipe que vai atender exclusivamente o evento.

O menu pode ser em sistema volante ou com bocaditos (versões pequeninas das tradicionais entradas da casa), mais prático para eventos menores e informais como coquetéis, aniversários e happy hours; ou no sistema à francesa (em que os garçons servem os convidados na mesa), mais formal, em caso de encontros corporativos, batizados, bodas ou miniweddings“, complementa Maddalena Stasi, restauratrice da Mercearia do Conde.

O mais importante, no entanto, é você pensar em praticidade, exclusividade e, claro, lucratividade quando o assunto é fechar o estabelecimento para eventos. Ofereça uma boa infraestrutura para esse tipo de serviço, mas sem deixar jamais de considerar a boa experiência dos clientes habituais!

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